Det er vanskelig å si om det er viktigere for den strategiske delen av beredskapsplanlegging å tenke langt fremover sammenlignet med taktisk og operasjonell beredskap.
Begge hoved-nivåer av planlegging krever langsiktig tenkning, men på forskjellige måter og med ulikt fokus.
Det er her som helheten i beredskaptanker og planlegging viser seg best. En organisasjon må kunne planlegge både strategien for beredskapen og den operasjonelle og den taktiske forberedelsen, gjennomføringen og evalueringen som en sammenhengende enhet; som ett helt stykke ved.
Enkelte organisasjoner og ledergrupper satser hovedsakelig på utviklingen av den strategiske beredskapen og det analysearbeidet som gir grunnlag for strategiske beslutninger uten å samtidig, og uten opphold, også vektlegge hvordan de strategiske planene skal gjennomføres på operasjonelt og taktisk nivå; inklusive det å legge til rette for de nødvendige ressursene og verktøyene som må til for å sette et planverk i verk.
Dette blir ad-hoc-beredskap; noe som har blitt dannet eller brukt til et spesielt og umiddelbart formål, uten forutgående planlegging.
Ad-hoc beredskap refererer til en tilnærming til beredskapsplanlegging der man reagerer på trusler og kriser på en improvisert måte uten en forhåndsdefinert plan.
Denne tilnærmingen kan virke som en enkel og rask løsning i en nødsituasjon, men den vil ha negative konsekvenser på sikt.
Konsekvenser av ad-hoc beredskap:
- Ineffektivitet:
Ad-hoc beredskap fører ofte til ineffektiv håndtering av kriser.
Man mister tid og ressurser på å finne ut av hva man skal gjøre, og man kan ta feil beslutninger under press. - Mangel på koordinering:
Ved ad-hoc beredskap er det ofte mangel på koordinering mellom forskjellige aktører.
Dette vil føre til dobbeltarbeid, forvirring og ineffektiv kommunikasjon. - Økt risiko for feil:
Ad-hoc beredskap øker risikoen for feil og ulykker.
Man kan ta feil beslutninger, og man kan glemme viktige ting i kaoset av en krise. - Mangel på læring:
Ved ad-hoc beredskap lærer man ikke av sine feil.
Man gjentar de samme feilene i neste krise, og man forbedrer ikke sin beredskapsevne. - Økt stress og angst:
Ad-hoc beredskap vil over tid føre til økt stress og angst hos både ansatte og ledelse
Man føler seg uforberedt og utrygg, og man vet ikke hva man kan forvente.
Alternativer til ad-hoc beredskap:
- Forebygging:
Den beste måten å håndtere kriser på er å forhindre at de oppstår i utgangspunktet.
Dette skal gjøres ved å identifisere potensielle trusler og innføre tiltak for å redusere risikoen for at de inntreffer. - Planlegging:
Det er viktig å ha en plan for hvordan man skal håndtere kriser.
Planen skal inneholde detaljer om ansvar, prosedyrer og ressurser. - Øvelse:
Det er viktig å øve på beredskapsplanen regelmessig.
Dette sikrer at alle vet hva de skal gjøre i en krise, og at planen fungerer effektivt. - Evaluering:
Etter en krise er det viktig å evaluere hvordan beredskapsplanen fungerte.
Dette gir en mulighet til å lære av sine feil og forbedre planen for fremtiden.
Ad-hoc beredskap kan virke som en enkel løsning i en nødsituasjon, men den kan ha negative konsekvenser på sikt.
Ved å investere i forebygging, planlegging, øvelse og evaluering kan man sikre en mer effektiv og robust beredskapsevne.
Hel ved
Det er bare en metode for å oppnå god beredskap, og det er å tenke og sikre helhet.
Når man snakker om et beredskapssystem, vil uttrykket "hel ved" så handler det om robusthet og pålitelighet. (Resiliens/Motstandsdyktighet og evnen til raskt å komme tilbake i full produksjon etter en krise)
Strategisk beredskapsplanlegging handler om å forberede seg på langsiktige trusler og muligheter.
Dette krever en bredere perspektiv og en evne til å se det store bildet.
Man må ta hensyn til trender, teknologiske fremskritt, geo-politiske endringer og andre faktorer som kan påvirke organisasjonen eller landet i fremtiden.
Målet er å utvikle strategier og planer som sørger for at man er i stand til å håndtere disse utfordringene og utnytte mulighetene på en effektiv måte.
Taktisk og operasjonell beredskapsplanlegging handler om å forberede seg på mer umiddelbare trusler og kriser.
Dette krever en mer detaljert og konkret tilnærming.
Man må utvikle planer for hvordan man skal håndtere spesifikke hendelser, for eksempel naturkatastrofer, terrorangrep eller datasikkerhetsbrudd.
Målet er å sikre at man har de nødvendige ressursene og prosedyrene på plass for å håndtere kriser effektivt og minimere skader.
Begge hoved-nivåer av beredskapsplanlegging er viktige for å sikre en robust og effektiv organisasjon.
Det er imidlertid viktig å huske at de er forskjellige og krever forskjellige tilnærminger.
Strategisk beredskapsplanlegging krever en mer langsiktig og strategisk tenkning, mens taktisk og operasjonell beredskapsplanlegging krever en mer detaljert og konkret tilnærming.
Det er også viktig å merke seg at beredskapsplanlegging er en kontinuerlig prosess.
Man må regelmessig oppdatere planer og strategier for å ta hensyn til nye trusler, muligheter og endrede omstendigheter.
Her er de viktigste elementene i helhets-planlegging som oppsummerer hvorfor langsiktig tenkning er viktig for både strategisk og taktisk og operasjonell beredskap:
- Forstå fremtidige trusler og muligheter:
Ved å se fremover vil man identifisere potensielle trusler og muligheter som kan oppstå i fremtiden. - Utvikle effektive strategier og planer:
Langsiktig tenkning er nødvendig for å utvikle effektive strategier og planer som tar hensyn til komplekse faktorer og langsiktige mål. - Effektiv ressursallokering:
Ved å planlegge fremover vil man fordele ressurser mer effektivt og ligge foran situasjonene når det gjelder å skaffe til veie nødvendig utstyr og kompetanse for å løse oppgavene.
Når en hendelse er et faktum er det for sent å bestille det utstyret en trenger og å gi opplæring på bruk av dette. - Tilpassing til endrede omstendigheter:
Verden er i konstant endring, og det er viktig å være fleksibel og tilpasningsdyktig.
Langsiktig tenkning gir en ramme for å håndtere endringer og tilpasse strategier og planer etter behov. - Motivasjon og engasjement:
Å ha en klar visjon for fremtiden vil motivere og engasjere både individer og team.
Langsiktig tenkning gir en retning og et mål som alle kan jobbe mot sammen.
Det er ingen tvil om at langsiktig tenkning er avgjørende for både strategisk og taktisk og operasjonell beredskap.
Ved å tenke langsiktig og planlegge fremover kan man øke sjansene for å lykkes i å håndtere fremtidige utfordringer og utnytte muligheter.
Enkeltmanns-krav for beredskap-håndtering.
Selv om beredskapsplanlegging ofte foregår på et organisatorisk nivå, er det også viktig at den enkelte innsatsperson tar ansvar for å tenke langsiktig og forberede seg på kommende beredskapssituasjoner.
Dette er noe som jeg med hele mitt hjerte mener at en beredskapsleder har ansvar for å motivere sitt personell til!
Her kommer jeg med noen råd for hvordan en kan oppnå dette; noe som beredskapsrådgiveren/lederen må oppfordre til og tilrettelegge for!:
1. Hold deg oppdatert:
- Følg med på nyheter og værmeldinger for å være klar over potensielle trusler og farer som kan opptre i ditt område. (Trusselvurderinger, ekstrem-vær som snø, regn og mye torden/lynnedslag)
- Lær om de vanligste beredskaps-situasjonene i ditt område og hvordan du kan håndtere dem.
(Bruk beredskapsrådgiver/beredskapsleder til å gi deg denne kunnskapen) - Hold deg oppdatert på organisasjonens beredskapsplaner og prosedyrer.
2. Utvikle din personlige beredskapsforberedelse:
- Gjennomfør tenke-øvelser der du går gjennom i hodet hvordan du vil løse ulike beredskapsscenario/situasjoner i henhold til eksisterende beredskapsplaner
- Ha en plan for hvordan du vil sikre kommunikasjon ved en hendelse (Hva, hvordan og når
- Vurder hvilket utstyr du vil være avhengig av for å løse de ulike scenariene, og for å sikre din egen sikkerhet.
Gi tilbakemelding om du avdekker behov for utstyr til håndtering og sikkerhet som du føler mangler i oppsettet du har til rådighet!
3. Ta kurs og øvelser:
- Delta på kurs i førstehjelp, brannslukking og andre beredskapsferdigheter.
(Be beredskapsrådgiver/leder om å iverksette nødvendige kurs om dette ikke allerede eksisterer) - Øv på beredskapsplanene med din makker/kolleger
- Delta i organisasjonens beredskapsøvelser.
4. Vær forberedt på å ta ansvar:
- Vær villig til å ta ansvar og hjelpe andre i en nødsituasjon.
- Lær deg hvordan du kan bruke kommunikasjonsutstyr og verktøy.
- Vær forberedt på å jobbe lange timer og under vanskelige forhold. (Mental og fysisk forberedelse)
5. Ta vare på deg selv
- Sørg for at du er i god fysisk og mental form i forhold til de oppgavene din stillingsbeskrivelse omfatter.
- Spis, få nok søvn og hvile under omfattende, lengevarende beredskapssituasjoner.
- Påse at beredskapsrådgiver/beredskapsleder tar ansvar for å forhånd-planlegging av av-løsninger og den avlastning som står i forhold til de oppgavene dere settes til å løse.
- Påse at du alltid har tilgang til nødvendig tøy for å møte ulike vær, føre og sikkerhetsforhold ved løsingen av et oppdrag, og at alt ditt personlige utstyr er i orden.
- Prøv å håndtere stress og angst på en sunn måte ved å benytte de ulike stressreduserende teknikkene du skal ha lært. (Power Pose, ritualer, pusteteknikker etc.).
Ved å følge disse rådene vil du øke din evne til å håndtere beredskapssituasjoner og bidra til å skape et tryggere arbeidsmiljø.
Husk at beredskap er et felles ansvar, og at alle kan bidra til å gjøre en forskjell.