Det er viktig at den som har bygd opp et beredskapssystem får tilstrekkelig tid til kompetanseoverføring til sin arvtaker for å sikre kontinuitet.
Dette bidrar til å bevare og forbedre organisasjonens evne til å håndtere kritiske situasjoner effektivt, ved å overføre inngående kunnskap, erfaringer og beste praksis.
En grundig opplæring gir den nye personen nødvendig kompetanse til å opprettholde beredskapen og tilpasse den i tråd med organisasjonens behov.
Å lese etablerte beredskapsplaner gir et godt utgangspunkt, men for å effektivt overta og videreutvikle et beredskapssystem er innsyn i argumentasjonene og tankene bak beslutningene avgjørende.
Dette gir dypere forståelse av konteksten, utfordringene og rasjonale bak planene.
Det muliggjør også bedre tilpasning av beredskapssystemet til endrede forhold, og gir den nye personen en helhetlig forståelse som er nødvendig for effektiv beslutnings-taking i kritiske situasjoner.
Kompetanseoverføring er like viktig for de tre nivåene strategisk, operasjonelt og taktisk beredskap.
STRATEGISK NIVÅ
På det strategiske nivået bidrar det til forståelse av overordnede mål og beslutningsprosesser.
OPERASJONELT NIVÅ
På det operasjonelle nivået er det essensielt for koordinering av ressurser og implementering av planer.
TAKTISK NIVÅ
På det taktiske nivået hjelper det med håndtering av konkrete hendelser og tilpasning til skiftende forhold.
En helhetlig forståelse på alle nivåer er avgjørende for effektiv beredskap.
OVERFØRING AV KONTAKTNETT
Overføringen av et kontaktnett fra en beredskapsleder til en arvtaker kan være utfordrende, men det er mulig med god planlegging.
Dette avhenger av faktorer som tillatelse fra kontaktpersonene, sikkerhets- og personvernkrav, samt organisasjonens retningslinjer.
En grundig dokumentasjon av kontaktnettet, inkludert relevante notater og relasjonsinformasjon, kan lette overføringsprosessen.
Å sikre at arvtakeren har muligheten til å etablere nye relasjoner og oppdatere kontaktnettet er også viktig for å opprettholde effektiviteten i beredskapssystemet.
TILLITSOVERFØRING
Tillit til beredskapssystemet og beredskapslederen er avgjørende fordi den direkte påvirker innsatsmannskapers etterlevelse av beredskapsrutinene.
Tillit gir trygghet og motivasjon, og det er mer sannsynlig at personer vil følge prosedyrer når de har tillit til systemet og lederen.
Tilliten er basert på tidligere erfaringer, tydelig kommunikasjon, kompetanse og evnen til å håndtere kritiske situasjoner. Denne tilliten kan delvis overføres ved å bevare kontinuitet i ledelse, transparent kommunikasjon om beslutningsprosesser og demonstrasjon av systemets effektivitet gjennom regelmessige øvelser og evalueringer.
MALEN FOR GOD KOMPETANSEOVERFØRING
For å sikre best mulig kompetanseoverføring fra en erfaren beredskapsleder til en nyutdannet og uerfaren arvtaker, kan følgende tiltak være nyttige:
1. Mentorordning:
Etablere en mentorordning der den erfarne beredskapslederen veileder og deler kunnskap med arvtakeren over en periode.
2. Dokumentasjon:
Utarbeide grundig dokumentasjon, inkludert beredskapsplaner, beslutningsprosesser, og evalueringer, for å gi arvtakeren en referanseramme.
3. Praktisk opplæring:
Gi arvtakeren praktisk opplæring gjennom simuleringer, øvelser og deltagelse i reelle beredskapssituasjoner under veiledning.
4. Åpne dialoger:
Oppmuntre til åpne dialoger der arvtakeren kan stille spørsmål, diskutere utfordringer og få innsikt i den erfarne lederens tankeprosesser.
5. Gradvis økning av ansvar:
Gi arvtakeren gradvis økende ansvar for beredskapsoppgaver, slik at overgangen skjer trinnvis og gir rom for læring.
6. Erfaringsdeling:
Organisere møter der beredskapslederen deler egne erfaringer, lærdommer og refleksjoner for å gi innsikt i reelle utfordringer.
7. Tilgjengelige ressurser:
Sørge for at arvtakeren har tilgang til alle relevante ressurser, inkludert nettverk, dokumentasjon og eksterne støttepersoner.
Gjennom en kombinasjon av disse tiltakene kan en bedre sikre en grundig og effektiv kompetanseoverføring fra den erfarne til den uerfarne lederen.