Å Sover på vakt: 08.00-16:00 beredskap

Det er skremmende å se hvor mange som mener at 0800 - 1600-beredskap er tilstrekkelig prioritering

Ett skremmende eksempel på dette så en fredag den 24. juni 2023 da 7 personer fra E-tjenesten møtte hos PST i Nydalen med en ny advarsel om terroranslag. Dette var dagen før paradene for det skeive miljøet og Arfan Bathi hadde lagt ut drapstrusler mot skeive og paraden på Facebook. PST visste allerede da at Matapour var koblet sammen med Bathi som oppholdt seg i utlandet. En ting er det at PST, trass hjelp fra E- tjenesten,  ikke klarte å sette sammen det logiske trusselbildet som lå foran dem, men at de meldte E-tjenestens representanter at de ville se nærmere på dette påfølgende mandag i og med at det var ettermiddag fredag og helg.

En beredskap som er redusert til kontortid 08:00 - 16:00 vil ikke være tilstrekkelig beredskaprobusthet av flere grunner:

1. Begrenset tidsramme:

• Utenfor kontortid, fra 16:00 til 08:00, vil beredskapen være betydelig redusert. Dette er en lang periode hvor kritiske hendelser kan oppstå uten at det er tilstrekkelig bemanning til å håndtere dem.
• I en krisesituasjon kan det være behov for rask respons og handling, noe som kan være vanskelig å oppnå med en begrenset beredskap utenfor kontortid.

2. Manglende fleksibilitet:

• En beredskap begrenset til kontortid er ikke tilpasset uforutsette hendelser som kan oppstå utenfor disse timene.
• Uforutsette hendelser kan oppstå når som helst, og en robust beredskap må kunne håndtere disse uansett tid på døgnet.

3. Begrenset tilgang til kompetanse:

• Utenfor kontortid kan det være vanskelig å få tilgang til nødvendig kompetanse og ekspertise til å håndtere en krisesituasjon.
• En robust beredskap krever at nøkkelpersonell er tilgjengelige 24/7 for å sikre effektiv håndtering av kritiske hendelser.

4. Økt risiko:

• En redusert beredskap utenfor kontortid øker risikoen for negative konsekvenser av en krisesituasjon.
• Forsinket respons og manglende tilgang til nødvendig kompetanse kan forverre en krisesituasjon og føre til betydelige tap.

5. Redusert tillit:

• En beredskap som ikke er tilstrekkelig robust kan svekke tilliten til organisasjonen fra både interne og eksterne stakeholders.
• En robust beredskap er avgjørende for å opprettholde tillit og sikre effektiv håndtering av kritiske hendelser.

For å sikre tilstrekkelig beredskaprobusthet, er det nødvendig med en beredskapsplan som:

• Er tilgjengelig 24/7
• Har tilstrekkelig bemanning med nødvendig kompetanse
• Er fleksibel og tilpasset uforutsette hendelser
• Har gode kommunikasjonsrutiner
• Jevnlig testes og oppdateres

En robust beredskap er en investering i sikkerhet og evnen til å håndtere krisesituasjoner effektivt. Den kan bidra til å minimere negative konsekvenser og opprettholde tillit til organisasjonen.

TILGJENGELIG KOMPETANSE

Tilgang til nødvendig kompetanse og ekspertise til å håndtere en krisesituasjon er avgjørende 24/7/365 av følgende grunner:

1. Kriser kan oppstå når som helst:

• Kriser og kritiske hendelser kan oppstå uten forvarsel, uavhengig av tid på døgnet eller ukedag.
• En robust beredskap krever derfor at nøkkelpersonell med relevant kompetanse og ekspertise er tilgjengelige 24/7/365 for å sikre rask og effektiv respons.

2. Behov for rask handling:

• I en krisesituasjon er det ofte behov for rask handling for å begrense skader og redde liv.
• Tilgang til nødvendig kompetanse og ekspertise er avgjørende for å ta riktige beslutninger og iverksette effektive tiltak i tide.

3. Kompleksitet av kriser:

• Kriser kan være komplekse og kreve tverrfaglig ekspertise for å håndteres effektivt.
• En robust beredskap må derfor kunne mobilisere et bredt spekter av kompetanse og ekspertise fra ulike fagområder på kort varsel.

4. Minimere negative konsekvenser:

• Forsinket respons eller manglende tilgang til nødvendig kompetanse i en krisesituasjon kan forverre krisen og føre til betydelige negative konsekvenser.
• En robust beredskap med 24/7/365 tilgang til kompetanse og ekspertise kan bidra til å minimere disse negative konsekvensene.

5. Opprettholde tillit:

• En effektiv håndtering av en krisesituasjon er avgjørende for å opprettholde tillit til organisasjonen fra både interne og eksterne stakeholders.
• Tilgang til nødvendig kompetanse og ekspertise 24/7/365 er en viktig forutsetning for å sikre effektiv håndtering av kriser og opprettholde tillit.

For å sikre tilstrekkelig tilgang til nødvendig kompetanse og ekspertise 24/7/365, kan organisasjoner:

• Etablere en vaktordning med nøkkelpersonell fra ulike fagområder.
• Utvikle et nettverk av eksterne eksperter som kan bistå i krisesituasjoner.
• Investere i opplæring og øvelser for å sikre at nøkkelpersonell er godt forberedt på å håndtere kriser.
• Implementere et robust beredskapssystem med gode kommunikasjonsrutiner for å sikre rask mobilisering av nødvendig kompetanse og ekspertise.

Tilgang til nødvendig kompetanse og ekspertise 24/7/365 er en essensiell del av en robust beredskap og er avgjørende for å håndtere kriser effektivt og minimere negative konsekvenser.

ER BEREDSKAPS-LEDEREN Å REGNE SOM KRITISK KOMPETANSE?

Beredskaps-lederen spiller en kritisk rolle i håndteringen av en akutt krisesituasjon, og oppgavene strekker seg langt utover implementering av beredskapssystemet og planverkene.

Beredskapslederens rolle i en krisesituasjon:

• Ledelse og koordinering: Beredskaps-lederen har det overordnede ansvaret for å lede og koordinere krisesituasjonen. Dette innebærer å:
  • Aktivere beredskapsplanen og samle kriseteamet.
  • Holde seg oppdatert på situasjonen og gi informasjon til relevante stakeholders.
  • Ta beslutninger og iverksette tiltak for å håndtere krisen.
  • Koordinere innsatsen fra interne og eksterne aktører.
• Kommunikasjon: Beredskaps-lederen er ansvarlig for å sikre effektiv kommunikasjon internt og eksternt under krisen. Dette innebærer å:
  • Kommunisere med kriseteamet og andre involverte personer.
  • Gi informasjon til berørte parter, inkludert ansatte, kunder, media og myndigheter.
  • Håndtere rykter og feilinformasjon.
• Overvåking og evaluering: Beredskaps-lederen er ansvarlig for å overvåke krisesituasjonen og evaluere effekten av tiltakene som er iverksatt. Dette innebærer å:
  • Overvåke utviklingen av krisen og identifisere nye trusler.
  • Evaluere effekten av tiltakene som er iverksatt og gjøre nødvendige justeringer.
  • Lære av krisen for å forbedre beredskapen for fremtiden.

Beredskaps-lederens rolle er mer enn bare å implementere beredskapsplaner:

• Erfaring og kompetanse: Beredskaps-lederen har ofte lang erfaring og bred kompetanse innen krisehåndtering. Denne kompetansen er avgjørende for å ta riktige beslutninger og håndtere krisesituasjoner effektivt.
• Ro og besluttsomhet: En beredskapsleder må være i stand til å holde seg rolig under press og ta raske beslutninger i en kompleks og uforutsigbar situasjon.
• Tillit og respekt: Beredskaps-lederen må ha tillit og respekt fra kriseteamet og andre involverte personer. Dette er avgjørende for å sikre effektiv koordinering og samhandling under krisen.

Oppsummering:

Beredskaps-lederen spiller en kritisk rolle i håndteringen av en akutt krisesituasjon. Oppgavene strekker seg langt utover implementering av beredskapssystemet og planverkene. Beredskapslederens kompetanse, erfaring og evne til å lede og koordinere under press er avgjørende for å håndtere krisen effektivt og minimere negative konsekvenser.

Hvorvidt en bedrift med døgnkontinuerlig drift kan klare seg med én enkelt beredskapsleder som må være tilgjengelig 24/7/365 avhenger av flere faktorer:

1. Størrelse og kompleksitet:

• En mindre bedrift med enklere drift kan ha behov for mindre beredskaps-ressurser enn en stor og kompleks bedrift med høy risiko.
• En kompleks bedrift med mange lokasjoner, farlige prosesser eller avhengighet av kritisk infrastruktur kan ha behov for en mer robust beredskapsorganisasjon med flere beredskaps-ledere.

2. Risiko og trusler:

• Bedrifter med høy risiko for ulykker, driftsforstyrrelser eller andre kritiske hendelser har et større behov for beredskaps-ressurser.
• Bedrifter som opererer i volatile (flyktige) omgivelser eller er utsatt for terrortrusler kan ha behov for en dedikert beredskapsleder 24/7/365.

3. Økonomiske ressurser:

• Å ha en beredskapsleder tilgjengelig 24/7/365 kan være kostbart. Bedrifter må vurdere kostnadene opp mot behovet for beredskaps-ressurser.
• Større bedrifter med mer ressurser kan ha råd til å ha en dedikert beredskapsleder tilgjengelig døgnet rundt.

4. Tilgjengelighet av kompetanse:

• Det kan være vanskelig å finne en enkelt person med all nødvendig kompetanse for å håndtere alle typer krisesituasjoner.
• Bedrifter kan velge å ha en beredskapsleder med bred kompetanse og støtte fra et team av eksperter på ulike fagområder.

5. Alternative løsninger:

• Det finnes alternative løsninger til å ha én enkelt beredskapsleder tilgjengelig 24/7/365.
• Bedrifter kan for eksempel bruke en vaktordning med flere beredskaps-ledere, eller outsource beredskapsfunksjoner til et eksternt firma.

Argumenter for én enkelt beredskapsleder:

• Enhetlig ledelse: En enkelt beredskapsleder kan sikre enhetlig ledelse og koordinering under en krisesituasjon.
• Effektiv kommunikasjon: En enkelt kontaktperson kan forenkle kommunikasjon og beslutningsprosessen.
• Kostnadseffektivitet: Å ha én beredskapsleder kan være mer kostnadseffektivt for mindre bedrifter.

Argumenter mot én enkelt beredskapsleder:

• Høyt arbeidspress: En enkelt beredskapsleder kan bli utsatt for høyt arbeidspress og stress.
• Utmattelse og risiko for feil: Utmattelse kan føre til nedsatt dømmekraft og økt risiko for feil under en krisesituasjon.
• Mangel på kompetanse: En enkelt person kan ikke ha all nødvendig kompetanse for å håndtere alle typer krisesituasjoner.

Konklusjon:

Det er ingen enkelt løsning som passer for alle bedrifter. Bedrifter må vurdere sine egne behov og risikoer for å avgjøre om de kan klare seg med én enkelt beredskapsleder som er tilgjengelig 24/7/365.

Det er viktig å ha en robust beredskapsplan og et godt team av beredskapspersonell for å håndtere krisesituasjoner effektivt.

Her er noen tips for å velge riktig løsning for din bedrift:

• Gjennomføre en risikovurdering for å identifisere bedriftens behov for beredskaps-ressurser.
• Vurder bedriftens økonomiske ressurser og tilgjengelighet av kompetanse.
• Utforske alternative løsninger til én enkelt beredskapsleder.
• Uansett hvilken løsning du velger, sørg for at beredskapsplanen er oppdatert og at beredskaps-personellet er godt trent.

UNØDVENDIG RISIKO

En bedrift som ikke risikovurderer behovet for omfanget av den beredskapen de må ha for å sikre robusthet og kontinuitet, tar en betydelig risiko. Dette kan ha følgende konsekvenser:

Økt risiko for negative konsekvenser:

• Uten en grundig risikovurdering kan bedriften være uforberedt på kritiske hendelser, noe som kan føre til betydelige negative konsekvenser.
• Økonomiske tap, tap av omdømme, driftsforstyrrelser og personskade er potensielle konsekvenser av mangelfull beredskap.

Redusert evne til å håndtere kriser:

• En bedrift uten en tilstrekkelig beredskapsplan og beredskapspersonell vil ha en redusert evne til å håndtere krisesituasjoner effektivt.
• Forsinket respons, mangel på koordinering og uklare ansvarsforhold kan forverre en krisesituasjon.

Svekket tillit:

• Manglende beredskap kan svekke tilliten til bedriften fra både interne og eksterne stakeholders.
• Ansatte, kunder, investorer og myndigheter kan miste tilliten til bedriftens evne til å håndtere kriser.

Økte kostnader:

• Å håndtere en krisesituasjon uten en god beredskapsplan kan bli betydelig dyrere enn å investere i forebyggende tiltak.
• Kostnader til reparasjoner, gjenoppbygging, juridiske tvister og erstatningskrav kan bli betydelige.

Hva kan en si om en slik bedrift?

• Uansvarlig: Bedriften tar en uansvarlig risiko ved ikke å risikovurdere behovet for beredskap.
• Kortsiktig: Bedriften fokuserer på kortsiktige gevinster og ignorerer langsiktige risikoer.
• Uprofesjonell: Bedriften mangler en profesjonell tilnærming til krisehåndtering.
• Uforberedt: Bedriften er ikke forberedt på å håndtere kritiske hendelser.

Anbefalinger:

• Bedrifter bør gjennomføre en grundig risikovurdering for å identifisere behovet for beredskap.
• Basert på risikovurderingen bør bedriften utarbeide en beredskapsplan og etablere et beredskapsteam.
• Beredskapsplanen og beredskaps-
  
  
  
  teamet bør øves regelmessig for å sikre effektiv håndtering av krisesituasjoner.
• Bedrifter bør investere i forebyggende tiltak for å redusere risikoen for kritiske hendelser.

Investering i beredskap er en investering i sikkerhet, robusthet og kontinuitet.

Ved å ta ansvar for å risikovurdere behovet for beredskap og etablere en god beredskapsplan, kan bedrifter redusere risikoen for negative konsekvenser av krisesituasjoner.