Erfaringsbasert beredskap nr. 8. Kommunikasjon ved kriseinnsats

Kommunikasjon er livlinen i enhver beredskapssituasjon for å sikre koordinering, deling av informasjon og rapportere endringer i situasjonsbildet for allokering av ressurser.
Det å prioritere god kommunikasjon vil vi øke effektiviteten i beredskapsarbeidet

Å lære av tidligere erfaringer er en hjørnestein i god beredskap; og for å etablere konkrete tiltak for å forbedre kommunikasjonen mellom innsatspersonell basert på erfaringer fra tidligere situasjoner.

1. Evaluering og læring:

• Systematisk evaluering:
  Etter hver hendelse bør det gjennomføres en grundig evaluering av hvordan kommunikasjonen fungerte under innsatsen gjennom spørreundersøkelser, intervjuer og analyse av dokumenter.
• Identifisere kommunikasjonsutfordringer:
  Hva fungerte bra, og hva kunne vært bedre?
  Hvilke hindringer oppstod i kommunikasjonen?
• Læringsmål:
  Sett klare mål for hva man ønsker å forbedre i fremtidige situasjoner.

2. Tilbakemeldinger:

• Åpne kanaler:
  Oppmuntre til åpenhet og ærlighet i tilbakemeldinger. Alle nivåer i organisasjonen bør føle seg trygge på å dele sine erfaringer.
• Anonymitet:
  Hvis nødvendig, kan man tilby anonyme tilbakemeldingskanaler for å sikre at alle føler seg hørt.
• Handlingsplan:
  Basert på tilbakemeldingene, utarbeid en konkret handlingsplan for å forbedre kommunikasjonen.

3. Opplæring og trening:

• Kommunikasjonstrening:
  Gjennomfør regelmessig trening i ulike kommunikasjonsformer, som for eksempel radiokommunikasjon, bruk av meldingsverktøy og møteledelse.
• Simulerte øvelser:
  Arranger øvelser der man simulerer ulike beredskapssituasjoner for å teste kommunikasjonsprosedyrer i praksis.
• Tilpasset opplæring:
  Tilpass opplæringen til de spesifikke utfordringene som ble identifisert i evalueringen.

4. Forbedrede verktøy og prosedyrer:

• Teknologiske løsninger:
  Utforsk nye teknologiske løsninger for å forbedre kommunikasjonen, som for eksempel robuste kommunikasjonsnettverk og digitale plattformer for informasjonsdeling.
• Standardiserte prosedyrer:
  Utvikle klare og konsise prosedyrer for kommunikasjon i ulike situasjoner.
• Oppdaterte kontaktlister:
  Sørg for at alle har tilgang til oppdaterte kontaktlister og kommunikasjonsplaner.

5. Kultur for kontinuerlig forbedring:

• Åpenhet for endring:
  Oppmuntre til en kultur der det er naturlig å utfordre eksisterende praksis og å være åpen for nye ideer.
• Samarbeid:
  Fremme samarbeid på tvers av organisasjonsgrenser for å finne de beste løsningene.
• Regelmessig evaluering:
  Gjør evaluering av kommunikasjonen til en integrert del av den daglige driften.

Eksempler på konkrete tiltak:

• Utvikle et felles kommunikasjonsspråk:
  Bruk klare og entydige definisjoner på sentrale begreper.
• Etablere en kommunikasjonsstab:
  En dedikert gruppe som har ansvar for å koordinere all kommunikasjon under en hendelse.
• Implementere et system for rapportering:
  Et system som gjør det enkelt for innsatspersonell å rapportere hendelser og utfordringer.
• Utvikle en krisekommunikasjonsplan:
  En detaljert plan for hvordan man skal kommunisere med media, publikum og andre interessenter under en krise.

Ved å systematisk jobbe med å forbedre kommunikasjonen mellom innsatspersonell så vil man øke effektiviteten og samhandlingen under en beredskapssituasjon, noe som igjen bidrar til å redde liv og begrense skader.

Kommunikasjon under en stor-skala hendelse: Et dypdykk

Kommunikasjon under en stor-skala hendelse er en kompleks og kritisk faktor for å håndtere situasjonen effektivt.
La meg gå dypere inn i noen av de viktigste aspektene:

Utfordringer ved stor-skala hendelser

• Informasjonsoverflod:
  En stor mengde informasjon kan raskt overvelde både innsatspersonell og publikum.
  
  
• Motstridende informasjon:
  Ulike kilder kan spre motstridende informasjon, noe som skaper forvirring og usikkerhet.
  
  
• Tekniske problemer:
  Strømstans, nettverksproblemer eller ødelagte kommunikasjonsutstyr kan hindre effektiv kommunikasjon.
  
  
• Språkbarrierer:
  I områder med mange ulike språk kan det være utfordrende å nå ut til alle.
  
  
• Psykologiske faktorer:
  Stress, frykt og utmattelse kan påvirke kommunikasjonsevnen hos både innsatspersonell og berørte personer.

Viktige aspekter ved kommunikasjon under en stor-skala hendelse

• Klare roller og ansvar:
  Hvem har ansvar for hva?
  Det er viktig å ha klare retningslinjer for hvem som har myndighet til å uttale seg og gi informasjon.
• Enhetlig budskap:
  Alle som kommuniserer ut må ha et felles budskap for å unngå forvirring.
• Multiple kanaler:
  Bruk ulike kommunikasjonskanaler for å nå ut til forskjellige målgrupper.
  Dette kan inkludere tradisjonelle medier, sosiale medier, SMS, varslingssystemer og direkte kommunikasjon.
• Tilpasset informasjon:
  Informasjonen må tilpasses ulike målgrupper, som for eksempel barn, eldre, personer med nedsatt funksjonsevne og personer med ulike kulturelle bakgrunner.
• Oppdatert informasjon:
  Informasjonen må være oppdatert og nøyaktig.
  Det er viktig å raskt rette opp feilinformasjon.
• Tilbakemeldingsmekanismer:
  Det må være mulig å gi tilbakemeldinger og stille spørsmål.
• Psykososial støtte:
  Kommunikasjon bør også fokusere på å gi psykososial støtte til berørte personer.

Spesielle utfordringer ved digitale medier

• Spredning av falske nyheter:
  Sosiale medier kan være en rask måte å spre informasjon, men det kan også føre til spredning av falske nyheter og rykter.
• Håndtering av negative kommentarer:
  Det er viktig å ha en strategi for å håndtere negative kommentarer og hets på sosiale medier.
• Cyberangrep:
  Digitale systemer kan være mål for cyberangrep, noe som kan forstyrre kommunikasjonen.

Tiltak for å forbedre kommunikasjonen

• Utvikle en kommunikasjonsplan:
  En detaljert plan som beskriver hvordan kommunikasjonen skal håndteres i ulike situasjoner.
• Øve på kommunikasjon:
  Regelmessige øvelser gjør at man blir bedre rustet til å håndtere utfordrende situasjoner.
• Bruke moderne teknologi:
  Verktøy som for eksempel digitale kart, meldingsapper og videosamtaler kan forbedre kommunikasjonen.
• Etablere et felles språk:
  Bruk av standardiserte begreper og uttrykk gjør det lettere å forstå hverandre.
• Samarbeide med media:
  Bygg opp et godt forhold til media for å sikre at informasjon blir formidlet på en nøyaktig og balansert måte.

Kommunikasjonsmidler på skadestedet og mellom skadestedet og et warroom
Valg av kommunikasjonsmidler på et skadested og mellom skadestedet og et warroom er avhengig av flere faktorer, som type hendelse, omfang, tilgjengelig teknologi og ønsket grad av sikkerhet.
Her er noen av de mest egnede kommunikasjonsmidlene:

På skadestedet

• Radiokommunikasjon:
  • Fordeler: Robust, god dekning, kan brukes i utfordrende miljøer.
  • Ulemper: Kan være støyende, begrenset rekkevidde uten repeatere.
  • Eksempler: VHF-radioer, UHF-radioer og TETRA-nettverk.
    
    
• Mobiltelefoner:
  • Fordeler: Allestedsnærværende, mange funksjoner (samtale, SMS, data).
  • Ulemper: Avhengig av nettdekning, kan bli overbelastet i store hendelser.
    
    
• Satellittelefoner:
  • Fordeler: Fungerer også i områder uten mobildekning, god rekkevidde.
  • Ulemper: Dyrere, større og tyngre enn mobiltelefoner.
    
    
• Meldingstjenester:
  • Fordeler: Rask, diskret, kan brukes i grupper.
  • Ulemper: Avhengig av nettverk, kan være utsatt for hacking.
  • Eksempler: WhatsApp, Telegram, Slack.

Mellom skadestedet og warroom

• Dedikerte kommunikasjonsnettverk:
  • Fordeler: Sikker, høy kapasitet, kan tilpasses spesifikke behov.
  • Ulemper: Kan være kostbart å etablere og vedlikeholde.
    
    
• Videokonferanse:
  • Fordeler: Muliggjør ansikt-til-ansikt kommunikasjon, kan dele skjerm og dokumenter.
  • Ulemper: Krever god nettforbindelse, kan være teknisk krevende.
    
    
• Talekonferanser:
  • Fordeler: Enklere å sette opp enn videokonferanser, flere deltakere kan delta.
  • Ulemper: Mangler de visuelle elementene ved videokonferanser.
    
    
• Meldingstjenester:
  • Fordeler: Rask, diskret, kan brukes i grupper.
  • Ulemper: Kan være utsatt for hacking.

Viktige egenskaper ved kommunikasjonsmidler i beredskap:

• Robusthet: Utstyret må tåle tøffe forhold og være pålitelig.
• Sikkerhet: Informasjon som utveksles må være beskyttet mot uautorisert tilgang.
• Fleksibel: Kommunikasjonssystemene må kunne tilpasses ulike situasjoner og behov.
• Interoperabilitet: Utstyret må kunne kommunisere med andre systemer.

Valg av kommunikasjonsmidler avhenger av flere faktorer, blant annet:

• Type hendelse: En storbrann vil ha andre kommunikasjonsbehov enn en kjemikalielekkasje. (E-samband)
• Omfang: En mindre hendelse kan håndteres med enklere midler enn en stor katastrofe.
• Geografisk område: Terreng og infrastruktur vil påvirke valg av utstyr.
• Tilgjengelige ressurser: Budsjett og tilgjengelig teknologi vil begrense mulighetene.

Det er viktig å ha en kommunikasjonsplan som beskriver hvilke kommunikasjonsmidler som skal brukes i ulike situasjoner.
Planen må også inneholde rutiner for å sikre at kommunikasjonen fungerer effektivt, selv under stress.