.jpeg)
Det er viktig for en betedskapsleder å planlegge tiltakskort for alle tenkelige scenario, da det scenarioet som du ikke har planlagt er det som vil bite deg i ræva.
Men hvordan sikre at du har tenkt på alt?
Om du ikke også tenker utenfor boksen så vil det alltid være restrisikoer du ikke har forutsett.
Det å planlegge for alle tenkelige scenarioer er en nærmest umulig oppgave.
Det er nettopp derfor det er så viktig å ha en strukturert og fleksibel tilnærming til beredskapsplanlegging.
Hvorfor er det så vanskelig å planlegge for alt?
Uendelig antall kombinasjoner:
Det finnes en nærmest uendelig rekke kombinasjoner av hendelser, mennesker, og omstendigheter som kan oppstå.
Uforutsigbare hendelser:
Mange hendelser er rett og slett nesten umulig å forutse, som naturkatastrofer eller terrorangrep.
Endrede omstendigheter:
Både interne og eksterne forhold kan endre seg raskt, og gjøre tidligere planer utdaterte.
Hvordan kan man likevel øke forberedelsene?
Identifiser kritiske funksjoner:
Hvilke aktiviteter er helt nødvendige for at virksomheten skal kunne fortsette å fungere? Ved å fokusere på disse, kan du prioritere hvilke scenarioer som er mest sannsynlige og alvorlige.
Risikovurdering:
Gjennomfør en grundig risikovurdering for å identifisere potensielle trusler og sårbarheter. Dette kan gjøres ved å bruke ulike verktøy og teknikker, som for eksempel SWOT-analyse.
Scenarioplanlegging:
Utvikle ulike scenarioer basert på risikovurderingen.
Dette kan være både sannsynlige og mindre sannsynlige scenarioer.
Tiltaksplaner:
Utvikle tiltaksplaner for hvert scenario.
Disse planene bør være konkrete og beskrive hvilke tiltak som skal iverksettes i ulike faser av hendelsen.
Øvelser:
Gjennomfør regelmessige øvelser for å teste beredskapsplanene og identifisere eventuelle svakheter.
Fleksibel organisasjon:
Bygg opp en organisasjon som er i stand til å tilpasse seg raskt til endrede omstendigheter.
Kommunikasjon:
Sørg for god kommunikasjon både internt og eksternt. En effektiv kommunikasjonsplan er avgjørende for å håndtere kriser.
Kontinuerlig forbedring:
Gjennomgå og oppdater beredskapsplanene regelmessig.
Å tenke utenfor boksen
For å øke sjansen for å være forberedt på det uventede, er det viktig å tenke utenfor boksen. Dette innebærer:
Kreative øvelser:
Bruk ulike kreative øvelser, som for eksempel brainstorming, for å identifisere nye risikoer og muligheter.
Samarbeid:
Involver ulike personer med ulik bakgrunn og erfaring i planleggingsprosessen.
Utfordre antakelser:
Vær kritisk til egne antakelser og vær åpen for nye perspektiver.
Selv om det er nærmest umulig å planlegge for alle tenkelige scenarioer så vil en strukturert og fleksibel tilnærming til beredskapsplanlegging bidra til å redusere risikoen for negative konsekvenser.
Ved å identifisere kritiske funksjoner, gjennomføre risikovurderinger, utvikle scenarioplaner og øve regelmessig, kan du øke organisasjonens beredskap og motstandskraft.
Gjenta gjennomførte øvelser, men med nye viklinger
Å gjenta øvelser med nye viklinger er en svært effektiv måte å forbedre både scenarioforståelse og evnen til å forutse nye situasjoner.
Her er noen argumentasjoner for hvorfor:
1. Dybdeforståelse:
Ulike perspektiver: Ved å endre viklingene tvinges du til å se på situasjonen fra ulike vinkler.
Dette gir deg en dypere forståelse av de underliggende årsakene og sammenhengene.
Identifisere svakheter:
Ved å endre premissene kan du avdekke svakheter i dine tidligere analyser og løsninger. Dette gjør at du kan styrke dine modeller og forbedre beslutningstakingen.
2. Fleksibilitet:
Tilpasningsevne:
Gjennom å øve på å håndtere ulike scenarioer blir du mer fleksibel og i stand til å tilpasse deg endrede omstendigheter.
Kreativ problemløsning:
Ved å endre viklingene stimuleres din kreativitet og evne til å tenke nytt.
Dette er viktig for å finne innovative løsninger på komplekse problemer.
3. Forutse nye scenarioer:
Mønstergjenkjenning:
Ved å analysere ulike scenarioer blir du bedre i stand til å identifisere mønstre og trender. Dette gjør det lettere å forutse hvordan nye situasjoner kan utvikle seg.
Uventede konsekvenser:
Ved å endre viklingene kan du avdekke uventede konsekvenser av dine handlinger. Dette gjør at du kan være bedre forberedt på det uventede.
Hvordan gjøre det i praksis:
Varier utgangspunktet:
Endre de opprinnelige premissene for øvelsen.
For eksempel kan du endre tidspunktet, stedet, involverte personer eller tilgjengelige ressurser.
Endre målet:
Sett deg nye mål for øvelsen. Dette kan være å finne en alternativ løsning, minimere risikoen for en bestemt hendelse eller maksimere en bestemt gevinst.
Inkluder nye variabler:
Legg til nye elementer i scenarioet som kan påvirke utfallet.
Endre perspektiv:
Se på situasjonen fra ulike perspektiver, for eksempel fra motstanderens eller en nøytral parts synspunkt.
Eksempel:
Hvis du øver på et krisescenario for en bedrift, kan du endre følgende:
Tidspunkt:
Istedenfor å øve på en krise midt på dagen, kan du øve på en krise som oppstår om natten eller i en helg.
Sted:
Istedenfor å øve på en krise på hoved-objektett, kan du øve på en krise som oppstår på et lite prioritert objekt
Involverte personer:
Istedenfor å involvere de samme personene hver gang, kan du rotere på hvem som har ulike roller i øvelsen.
Ved å gjenta øvelser med nye viklinger får du en dypere forståelse av komplekse situasjoner, blir mer fleksibel og i stand til å forutse nye scenarioer.
Dette gjør deg bedre rustet til å håndtere utfordringer og ta gode beslutninger