Når du har gjennomført feltanalyse (Tema 1) og avdekket hvilke ressurser du har til rådighet til håndtering av situasjonen (Tema 2) må du benytte de etterretningen/den informasjonen du har tilgjengelig til å legge en handlingsplan og kommunisere denne til dine ressurser.
Det forventes at beskjeden(ene) som kommer fra deg som leder er gjennomtenkt.
I Forsvaret benyttet vi ofte huske-ord på de ulike verktøyene vi hadde til bruk ved ulike operasjoner. Når det gjelder til at planlegging, og gjennomføring av planen, skal være, og fremstå for dine mannskaper, som gjennomtenkt benytter vi PIKSIB:
TEMA - PIKSIB. Systematikk for gjennomtenkt håndtering av en beredskapssituasjon.
Planlegge:
Du må bygge deg en plan for det som du som leder ønsker at skal settes ut i live.
Det er sjelden at en plan treffer virkeligheten helt, så du må allerede fra starten av være forberedt på at den må justeres. Beste måten å gjøre dette er å sette opp en alternativ plan for løsning av oppdraget; reserveplan B og C. (Alternative løsninger som kommer ut fra den for-analysen du har gjort av situasjonsbildet du har foran deg. (Informasjoner fra Feltanalysen og de mannskapene og spesialistene du har til rådighet der og da). For eksempel kan plan B og C dekke mulighetene etterhvert som du får ekstra ressurser til å håndtere situasjonen med).
Iverksette:
Så fort planen er klar starter håndteringsoppgavene. Det første du må gjøre er å mannskapene forstår oppgaven likt, og så etablere entusiasme og vilje til å sette i gang og arbeide sammen for å løse oppgaven i tide/tids nok i forhold til situasjonsbildet og faren for eskalering (Tiden du har til rådighet for å stabilisere situasjonen)
Kontrollere:
Når arbeidet med å løse situasjonen er i gang er det ditt ansvar som leder å føre kontroll med prosessen.
- Har alle forstått sine oppgaver?
- Jobbes det effektivt og samhandlende nok?
- Har mannskapene det utstyret de trenger (Det utstyret som er tilgjengelig der og da i situasjonen)
- Er det noen som trenger korrigeringer i sin utførelse?
Din jobber å sørge for å få og ha oversikt for å kunne gripe inn, justere og trå til der det trengs.
Du skal kontrollere planleggingen og iverksettelsen for å se om planen følges eller om det må gjøres justeringer i planen.
Støtte:
Som leder så må du posisjonere deg sånn at du har oversikt og kan følge fremdriften i det du har satt i gang; og derved ha en posisjonering der du raskt kan gå inn for å gi støtte der det trengs.
Benytt sjansen til å rose og motivere mannskapene dine når de gjør noe riktig, og ikke bare gripe inn når de gjør noe galt.
Da vil de oppleve at du følger med og at du bryr deg om det arbeidet som utføres.
Støtte er til for å ivareta og øke motivasjonen for den videre fremdriften i gruppen.
Informere:
Når arbeidet er godt i gang er tiden inne for å informere om forløpet; både nedover til dem som utfører oppgave og oppover til de som har gitt deg oppdraget (Det operasjonelle nivået).
Å kommunisere fortløpende gjennom håndteringen av hendelsen/prosessen når denne er i gang er en gevinst for alle parter.
Du må passe på å balansere kommunikasjonen at dette ikke gir overinformasjon som påvirker fart og fremdrift negativt.
Ved å informere så sørger du for at alle har tilgang til det oppdaterte situasjonsbildet (At alle er på samme side i boken)
Bedømme:
Det var du som satte planen og iverksatte den. Det var du som kontrollerte, støttet og informerte.
Derfor har du en sentral plass i håndteringen og oppdrag-løsningen, og det er du som har den store oversikten til å bedømme effekten av innsatsen.
Som leder skal du bedømme gruppas og den enkeltes innsats.
Dersom du ikke bedømmer og gir tilbakemeldinger så vil ikke mannskapene være sikre på at de handler riktig og er på riktig kurs.
Fokuser på hva som går bra, men uten at du bagatelliserer det som uten tvil må forbedres til neste gang du som leder gir tilbakemelding. (Bekreft da at forbedringene er innfridd om dette er fakta).
Følger du disse retningslinjene så vil du lykkes med å lede innsatsen på skadestedet og motivere mannskapene dine underveis i håndtering-prosessen.
I tillegg vil du med litt trening og øvelse på dette se at du både går forberedt og rolig inn i selv stressende situasjoner der tiden for planlegging og iverksetting er knapp; og presset for å stabilisere og slå ned situasjonen er stor; og konsekvensene ved å feile blir store.
Samhandling og samvirkeøvelse på slike situasjoner er ikke bare en fordel, men en nødvendighet for forberedelsen på å håndtere både det uønskede og det ukjente.
