Strategisk beredskap er en proaktiv tilnærming som sikrer at en organisasjon, virksomhet eller samfunn er forberedt på å håndtere uventede hendelser, kriser eller katastrofer.
Det handler om å ha systemer, prosedyrer og ressurser på plass for å kunne reagere raskt og effektivt når noe uforutsett skjer.
Enkelt sagt så handler strategisk beredskap om å være forberedt på det verste, i håp om at det aldri skjer.
For å etablere en strategisk beredskap så må en førts gå inn i faget Analytisk beredskap for å avdekke mulige trusler mot driften; og ikke minst hva en har av beredskapsressurser til å møte truslene, samt hva en trenger av nye og mere ressurser for å bygge opp en robust og resillient beredskap.
Den organisasjonen/bedriften du skal bygge opp den strategiske beredskapen for må være tydelig på hva de vil og i hvilken grad de ønsker/ser det nødvendig å investere i beredskap for å beskytte sine verdier; forankring av strategi i ledelsen.
Grunnelementer i etablering av strategisk beredskap
Strategisk beredskap er en proaktiv tilnærming for å forberede seg på og håndtere kriser eller uventede hendelser.
Det handler om å ha systemer og prosedyrer på plass for å kunne reagere raskt og effektivt når noe uforutsett skjer.
Grunnelementene i strategisk beredskap.
- Risikovurdering:
- Identifisere potensielle trusler og risikoer som kan påvirke virksomheten.
- Vurdere sannsynligheten og konsekvensene av hver risiko.
- Hvorfor:
For å kunne prioritere hvilke risikoer som må håndteres først og utvikle målrettede tiltak.
- Beredskapsplan:
- Utvikle en detaljert plan for hvordan virksomheten skal håndtere ulike typer kriser.
- Definere roller og ansvar, kommunikasjonskanaler og beslutningsprosesser.
- Hvorfor: For å sikre en koordinert og effektiv respons i en krisesituasjon.
- Øvelser og trening:
- Gjennomføre regelmessige øvelser for å teste beredskapsplanen og identifisere svakheter.
- Trene ansatte i hvordan de skal reagere i en krisesituasjon.
- Hvorfor: For å sikre at alle ansatte vet hva de skal gjøre og for å forbedre responstiden.
- Kommunikasjon:
- Etablere klare og effektive kommunikasjonskanaler både internt og eksternt.
- Utvikle en kommunikasjonsstrategi for å informere ansatte, kunder og andre interessenter om krisesituasjonen.
- Hvorfor: For å sikre at alle har tilgang til riktig informasjon og for å opprettholde tillit.
- Samarbeid:
- Etablere samarbeid med andre organisasjoner, myndigheter og nødetater.
- Hvorfor: For å sikre en koordinert respons og utnytte tilgjengelige ressurser på best mulig måte.
- Kontinuerlig forbedring:
- Evaluere beredskapsplanen etter hver krise eller øvelse og gjøre nødvendige endringer.
- Hvorfor: For å sikre at beredskapsplanen alltid er oppdatert og relevant.
Hvorfor er strategisk beredskap viktig?
- Mindre nedetid:
En godt planlagt beredskap kan bidra til å redusere nedetiden etter en krise og dermed begrense økonomiske tap. - Økt sikkerhet:
Beredskapsplaner kan bidra til å beskytte ansatte, kunder og andre interessenter. - Bedre omdømme:
En effektiv håndtering av en krise kan styrke virksomhetens omdømme. - Juridisk beskyttelse:
En godt dokumentert beredskapsplan kan bidra til å beskytte virksomheten mot juridisk ansvar.
Strategisk beredskap er en investering i virksomhetens fremtid.
Ved å ha en godt planlagt og gjennomtenkt beredskap vil virksomheten være bedre rustet til å møte uventede utfordringer og sikre kontinuitet i driften.
Det første steget i å etablere en strategisk beredskapsplan
Det aller første steget når man skal etablere en strategisk beredskapsplan for en driftsorganisasjon er å identifisere potensielle risikoer og trusler!
Dette innebærer å stille seg selv følgende spørsmål:
- Hva kan gå galt?
Hvilke hendelser, enten interne eller eksterne, kan forstyrre driften? - Hva er konsekvensene?
Hvilke konsekvenser vil de ulike hendelsene ha for virksomheten, ansatte, kunder og omdømme? - Hvor sannsynlig er det at de skjer?
Hvilke hendelser har størst sannsynlighet for å inntreffe?
Eksempler på potensielle risikoer:
- Naturkatastrofer: Brann, flom, storm, jordskjelv
- Tekniske problemer: Strømbrudd, IT-systemfeil, datainnbrudd
- Menneskelige feil: Feil i produksjonsprosesser, ulykker, selvmord
- Eksterne hendelser: Taggerangrep, sabotasje mot drift, terrorangrep, politiske uroligheter, pandemier
Hvorfor er risikoidentifisering så viktig?
- Fokus:
Ved å identifisere risikoer kan man fokusere på de mest kritiske områdene. - Tilpasning:
Beredskapsplanen kan tilpasses de spesifikke risikoene virksomheten står overfor. - Prioritering:
Man kan prioritere tiltak basert på risikoens sannsynlighet og konsekvenser.
Verktøy som kan brukes for å identifisere risikoer:
- SWOT-analyse: Styrker, svakheter, muligheter og trusler.
- Risiko-matrise: En visuell fremstilling av sannsynlighet og konsekvens for hver risiko.
- Brainstorming: En gruppeøvelse der alle deltar med sine ideer.
Etter å ha identifisert risikoene, kan man gå videre med å utarbeide en detaljert beredskapsplan. Denne planen bør inneholde:
- Roller og ansvar: Hvem gjør hva i en krisesituasjon?
- Kommunikasjonsplan: Hvordan skal informasjon deles internt og eksternt?
- Evakueringsplan: Hvordan skal ansatte og besøkende evakueres?
- Gjenopprettingsplan: Hvordan skal virksomheten gjenopprette driften etter en hendelse?
Ved å starte med en grundig risikoidentifisering, legger man et solid fundament for en effektiv beredskapsplan.
Ledelsens rolle i strategisk beredskap
Ledelsens engasjement og vilje til å investere er helt avgjørende for en vellykket strategisk beredskapsplan.
Det er flere grunner til dette:
- Forankring i bedriftskulturen:
Ledelsen må være tydelig på at beredskap er en integrert del av bedriftens kultur. Når toppledelsen viser at beredskap er viktig, vil også resten av organisasjonen ta det alvorlig. - Ressurstildeling:
Beredskap koster penger og krever tid. Det er ledelsen som må prioritere ressurser, både økonomiske og menneskelige, for å sikre at beredskapsplanen gjennomføres. - Beslutningstaking:
I en krisesituasjon er det ofte ledelsen som må ta raske og viktige beslutninger. Hvis ledelsen ikke er godt forberedt, kan dette føre til usikkerhet og forvirring. - Ansvarliggjøring:
Ledelsen må sørge for at alle ansatte kjenner til sin rolle i beredskapsplanen og at de blir holdt ansvarlige for sine oppgaver.
Ledelsens vilje til å investere i beredskap setter de overordnede rammene for beredskapsplanen:
- Omfang:
En ledelse som er villig til å investere mye, vil kunne ha en mer omfattende beredskapsplan som dekker flere typer kriser. - Detaljnivå:
En høy grad av investering gjør det mulig å utarbeide en mer detaljert plan med klare prosedyrer og roller. - Øvelser:
Det blir lettere å gjennomføre regelmessige øvelser for å teste beredskapsplanen. - Teknologi:
Det blir mulig å investere i avanserte teknologiske løsninger for å støtte beredskapsarbeidet.
Konsekvenser av manglende ledelsesengasjement:
- Ufullstendig plan:
Planen blir kanskje ikke dekket tilstrekkelig bredt. - Mangel på ressurser:
Det kan bli vanskelig å gjennomføre øvelser og oppdatere planen. - Dårlig kommunikasjon:
Ansatte blir kanskje ikke informert om planen eller sine roller. - Svak respons:
I en krisesituasjon kan responsen bli treg og ukoordinert.
Kort sagt; ledelsens rolle i strategisk beredskap kan ikke overvurderes!
Deres engasjement og vilje til å investere er avgjørende for å sikre at virksomheten er godt forberedt på å håndtere kriser.
Manglende vilje, forståelse og forankring i ledelsen
Av erfaring så har jeg følt på, og vet, hvor utfordrende situasjonen er når en som beredskapsleder møter motstand fra ledelsen når det kommer til å investere i beredskap. Her er noen strategier en profesjonell beredskapsleder kan benytte seg av:
1. Dokumentere behovet:
- Kvantifiser risikoen:
Bruk konkrete tall og eksempler for å vise ledelsen hvor stor risiko bedriften utsettes for ved manglende beredskap. - Vis økonomiske konsekvenser:
Forklar hvordan en krise kan påvirke bedriftens omsetning, omdømme og bunnlinje. - Sammenlign med konkurrenter:
Vis at andre bedrifter i bransjen investerer i beredskap og hvilke fordeler det gir dem.
2. Kommunisere klart og tydelig:
- Bruk et enkelt språk:
Unngå teknisk jargon og forklar komplekse problemstillinger på en forståelig måte. - Tilpass budskapet:
Skreddersy informasjonen til den enkelte leder basert på deres interesser og bakgrunn. - Visuell presentasjon:
Bruk diagrammer, grafer og bilder for å gjøre informasjonen mer engasjerende.
3. Bygge allianser:
- Involvere andre avdelinger:
Skaff deg støtte fra andre avdelinger som kan se verdien av beredskap. - Få ekstern støtte:
Skaff deg et bredt, faglig nettverk innenfor nødetater og lignende for å skaffe faglig, profesjonell støtte over for din ledelse.
4. Fokusere på fordelene:
- Fremhev positive konsekvenser:
Vis hvordan beredskap kan bidra til å øke sikkerheten, forbedre omdømmet og styrke konkurransekraften. - Koble til strategiske mål:
Vis hvordan beredskap kan bidra til å nå bedriftens overordnede mål.
5. Være tålmodig og vedvarende:
- Bygg tillit over tid:
Det kan ta tid å endre ledelsens holdning. Vær tålmodig og bygg tillit gjennom godt arbeid. - Tilpass deg endringer:
Vær åpen for å justere din tilnærming basert på tilbakemeldinger fra ledelsen.
6. Ha en plan B:
- Minimere risiko:
Hvis det ikke er mulig å få til en omfattende beredskapsplan, fokuser på de mest kritiske områdene. - Dokumentere mangler:
Dokumenter grundig hvilke risikoer som ikke blir dekket på grunn av manglende ressurser.
Det er viktig å ha en dokumentasjon på at du har gjort alt du kan for å overbevise ledelsen om viktigheten av beredskap.
Hvis det oppstår en krise, kan denne dokumentasjonen være nyttig for å beskytte deg selv og organisasjonen.
Hvis du fortsatt møter motstand etter å ha prøvd alle disse tiltakene, kan det være nødvendig å eskalere saken til høyere nivå i organisasjonen, til styret eller til eksterne myndigheter.