Ett av de mest grunnleggende elementene innen strategisk, operasjonell og taktisk beredskap er begrepet: skynd deg langsomt!
Til og med i planlegging av forhåndsplanlagte tiltakskort/aksjonskort må dette begrepet ivaretas som handlingsmønster for å sikre realistiske responstider og ytelseskrav.
Begrepet -skynd deg langsomt- i krisehåndtering reflekterer viktigheten av å handle raskt, men likevel grundig og strategisk.
I en krisesituasjon er det nødvendig å ta raske beslutninger, men å handle uten grundig planlegging vil ofte føre til feil eller forverring av situasjonen. Å ta seg tid til å vurdere alle faktorer grundig, samtidig som man opprettholder en nødvendig hastighet i responsen, bidrar til mer effektiv og robust krisehåndtering.
Et tilsvarende begrep er: å løpe fra vettet.
Å løpe fra vettet er en idiomatisk uttrykksmåte som betyr å handle impulsivt, uklokt eller i affekt, uten å tenke grundig gjennom konsekvensene av ens handlinger.
Det refererer til å handle uten å bruke sunn fornuft eller rasjonell tenkning.
Det vi kalte - knipsebefal - kan for et utrent øye se ut som en person som er veldig erfaren og god til å fatte viktige beslutninger på lite informasjon. Med mindre dette er et befal med lang og bred erfaring så røper dette en som handler uten å bruke sunn fornuft eller rasjonell tenkning; personen bygger sine ordre på gjetninger og antakelser uten å tenke fremover for å se mulige positive eller negative konsekvenser av sine beslutninger.
De ganger slike knipsebefal lykkes skyldes det hovedsakelig mannskapenes erfaringer og trening i håndteringen av en krise; på trass av lederens svakheter.
Systematisk arbeid med forhåndsetablerte aksjonskort er avgjørende for effektiv håndtering av beredskapssituasjoner. Aksjonskort gir klare retningslinjer og prosedyrer som kan følges under stress og press, og de sikrer en samordnet respons fra beredskapspersonell.
Å ha et godt utarbeidet system med klare roller, oppgaver og kommunikasjonsprotokoller bidrar til å minimere feil og kaos i kritiske situasjoner. Derfor er systematikk og forhåndsplanlegging med aksjonskort grunnleggende for å håndtere beredskapsscenarioer effektivt.
Trening og øvelser knyttet til forhåndsplanlagte aksjonskort er avgjørende for å sikre en effektiv og koordinert respons i beredskapssituasjoner. Gjennom regelmessig trening blir beredskapspersonellet kjent med aksjonskortene, prosedyrene og samhandlingsmønstrene, noe som reduserer usikkerhet og stress under reelle hendelser.
Trening gir også muligheten til å identifisere og rette opp eventuelle svakheter i beredskapsplanen. Dette kan inkludere justeringer basert på erfaringer fra øvelser, evaluering av kommunikasjonssystemer og forbedringer av samarbeidet mellom ulike beredskapsenheter.
Kort sagt er trening og øvelser avgjørende for å bygge og opprettholde beredskapskompetanse, samt for å sikre at aksjonskortene er effektive og relevante i den aktuelle konteksten.
After Action Review (AAR), eller etteraksjonsgjennomgang, er viktig etter øvelser og reelle hendelser fordi det gir en strukturert tilnærming til å evaluere prestasjonene og trekke lærdommer. Noen grunner til viktigheten av AAR inkluderer:
- Læring og Forbedring: AAR gir en mulighet til å analysere hva som fungerte bra og hva som kan forbedres. Dette skaper en læringskultur som kontinuerlig tilpasser seg og forbedrer seg basert på erfaringer.
- Identifisere Styrker og Svakheter: Gjennomgangen bidrar til å identifisere både sterke og svake sider ved håndteringen av situasjonen. Dette gjør det mulig å bygge videre på suksesser og adressere områder som trenger forbedring.
- Teambygging og Kommunikasjon: AAR gir en mulighet for å evaluere teamets samarbeid og kommunikasjon. Å forstå hvordan teamet fungerte under stress, og identifisere eventuelle kommunikasjonsutfordringer, er avgjørende for å styrke samarbeidet.
- Justere Prosedyrer: Dersom AAR avdekker behov for endringer i prosedyrer eller aksjonskort, kan disse justeringene gjøres for å forbedre responsen i fremtidige situasjoner.
- Motvirke Komplaisans: AAR hjelper til med å unngå komplaisans, hvor man kun gjentar tidligere metoder uten nødvendigvis å vurdere deres effektivitet. Gjennom refleksjon og evaluering blir man mer tilbøyelig til å tilpasse seg nye utfordringer.
En sterk komplaisas-kultur består i utgangspunktet av tre likeverdige elementer: teknologi, prosesser og mennesker.
De første to elementene er relativt enkle å sette i gang, men det siste elementet – menneskene – krever innsats fra ledelsens side. Derfor blir det naturlig en rask innføring i teknologi og prosesser nedenfor, mens vi dykker litt dypere ned i oppgavene som ledelsen må gjennomføre når komplaisas-kultur skal etableres blant ansatte.
Samlet sett er After Action Review en essensiell del av en læringsprosess for å styrke beredskap, forbedre respons-kapasiteter og sikre kontinuerlig tilpasning til endrede forhold.
Å ta ting på sparket i håndtering av krisesituasjoner kan være feil av flere grunner:
- Manglende Planlegging: Krisesituasjoner krever ofte rask og presis handling. Improvisasjon uten en grundig plan vil føre til kaos, forvirring og feilvurderinger.
- Manglende Struktur: Improvisert tilnærming kan mangle organisert struktur. Dette kan føre til at ressursene ikke utnyttes optimalt, hvor nødvendige oppgaver blir oversett.
- Økt Stress og Usikkerhet: Å ta ting på sparket kan øke stresset fordi man ikke har klare retningslinjer å følge, noe som kan føre til dårlige beslutninger og feilhandlinger under press.
- Svak Samarbeidsevne: Manglende planlegging kan påvirke samarbeidet mellom ulike beredskapsenheter negativt. Koordinering blir vanskelig når det ikke er et felles rammeverk å følge.
- Feilvurdering av Prioriteter: I en krisesituasjon er det avgjørende å prioritere oppgaver riktig. Det å improvisere kan føre til feilvurderinger av hva som er mest presserende eller viktig.
- Uforutsette Konsekvenser: Handlinger tatt på sparket kan ha uforutsette konsekvenser som ikke er grundig vurdert. Dette kan forverre situasjonen i stedet for å løse den.
Selv om fleksibilitet er viktig, er det også essensielt å ha forhåndsplaner og aksjonskort som gir en strukturert tilnærming til håndtering av krisesituasjoner. Å kombinere nødvendig fleksibilitet med en solid plan er den beste tilnærmingen for å møte uforutsette utfordringer på en effektiv måte.
Tidsstudier er viktige i trening og øvelser på å håndtere beredskapssituasjoner, men det må hele tiden måles opp mot kvaliteten i tiltakene og beslutninger opp mot handlings-prosedyren som ligger til grunn for tiltakskortet/aksjonskortet.
Målet er ikke å bli fortest mulig ferdig, men å sikre effektiv og kontrollert håndtering av et scenario i samvirke med andre mannskaper på skadestedet.
Øvelse og trening må måles opp mot best in practice hvor målet er å gjøre det bedre enn sist.
I dette må en ikke glemme at normaliserings-prosessen er en like viktig del av håndteringen som de andre elementene i OVBREN; helheten i planverket for de seks beredskapstrinnene,: oppdagelse, varsling, bekjempelse, redning, evakuering og normalisering.
Et tiltakskort/aksjonskoert MÅ svare ut alle de seks trinnene for håndtering av et beredskapsscenario.
Alt dette er virkemidler for å kunne håndtere en krise ved å opprettholder en nødvendig hastighet i responsen, og det bidrar til mer effektiv og robust krisehåndtering.
Skynd deg langsomt og ikke løp fra vettet.