Det er flere grunner til at det er viktig for en beredskapsansvarlig å forstå organisasjonens kontekst når det skal bygges opp et beredskapssystem:
Skreddersydd beredskap:
Hver organisasjon er unik med hensyn til sin bransje, størrelse, geografiske plassering, og interne struktur.
Ved å forstå organisasjonens kontekst, kan beredskapsansvarlige tilpasse beredskapssystemet for å møte spesifikke utfordringer og behov i organisasjonen.
Identifisering av risikoer:
En grundig forståelse av organisasjonens kontekst bidrar til å identifisere og vurdere relevante risikoer.
Dette gjør det mulig å utvikle en helhetlig risikoforståelse, slik at beredskapssystemet kan fokusere på de mest betydningsfulle og sannsynlige truslene organisasjonen står overfor.
Ressursallokering:
Kunnskap om organisasjonens kontekst gir innsikt i tilgjengelige ressurser, både menneskelige og materielle.
Dette er avgjørende for å kunne fordele ressursene effektivt og sørge for at beredskapssystemet er realistisk og gjennomførbart med de tilgjengelige midlene.
Samsvar med lover og reguleringer:
Organisasjoner opererer i et juridisk rammeverk som kan variere betydelig avhengig av bransje og geografisk plassering.
Å forstå organisasjonens kontekst hjelper beredskapsansvarlige med å sikre at beredskapssystemet er i samsvar med gjeldende lover, reguleringer og bransjestandarder.
Kommunikasjon og samarbeid:
Beredskap involverer ofte flere avdelinger og interessenter innenfor organisasjonen. En grundig forståelse av organisasjonens kontekst letter effektiv kommunikasjon og samarbeid mellom ulike enheter, noe som er avgjørende for rask og koordinert respons under en krise.
Læringsprosess og kontinuerlig forbedring:
Gjennom å forstå organisasjonens kontekst kan beredskapsansvarlige utvikle en struktur for kontinuerlig forbedring.
Evaluering av tidligere hendelser og øvelser innenfor organisasjonens kontekst gir verdifull innsikt som kan brukes til å justere og styrke beredskapssystemet over tid.
I sum kan en dyp forståelse av organisasjonens kontekst bidra til å bygge opp et robust og tilpasset beredskapssystem som effektivt kan håndtere organisasjonens spesifikke behov og utfordringer.
FINNE ORGANISASJONENS KONTEKST
Det er flere teknikker som kan benyttes for å kartlegge en organisasjons kontekst. Her er noen vanlige metoder:
SWOT-analyse (Styrker, Svakheter, Muligheter, Trusler):
SWOT-analysen er en strategisk planleggingsmetode som hjelper organisasjoner med å identifisere og vurdere interne styrker og svakheter samt eksterne muligheter og trusler.
Dette gir et overblikk over organisasjonens nåværende tilstand og dens posisjon i omgivelsene.
PESTEL-analyse:
PESTEL står for Politisk, Økonomisk, Sosial, Teknologisk, Miljømessig og Lovgivning.
Denne analysen gir innsikt i de eksterne faktorene som kan påvirke organisasjonens drift.
Ved å vurdere disse kategoriene kan man identifisere potensielle risikoer og muligheter.
Stakeholder-analyse:
Identifisering og analyse av interessenter (stakeholders) i organisasjonen hjelper til med å forstå hvem som kan påvirke eller bli påvirket av organisasjonens aktiviteter.
Dette inkluderer ansatte, kunder, leverandører, myndigheter, og andre relevante grupper.
Porters Five Forces:
Denne modellen analyserer konkurranseintensiteten i en bransje ved å vurdere fem faktorer: trussel fra nye aktører, trussel fra substitutter, forhandlingskraft fra leverandører, forhandlingskraft fra kjøpere, og intern konkurranse. Dette gir innsikt i bransjens konkurransemessige struktur.
Organisasjons-kartlegging:
En oversikt over organisasjonsstrukturen, hierarkiet, og arbeidsprosesser kan bidra til å forstå hvordan informasjon og beslutninger flyter gjennom organisasjonen.
Dette er viktig for å etablere effektive kommunikasjons- og beslutningsprosesser under kriser.
Kartlegging av tidligere hendelser og kriser:
Å analysere tidligere hendelser og kriser, både interne og eksterne, gir verdifull innsikt i hvordan organisasjonen har håndtert lignende situasjoner tidligere.
Dette kan hjelpe med å identifisere områder for forbedring.
Bransjeanalyse:
For organisasjoner som opererer i spesifikke bransjer, er det viktig å utføre en grundig bransjeanalyse for å forstå de unike utfordringene og mulighetene som kan påvirke beredskapsbehovet.
Markedsanalyse:
Hvis organisasjonen opererer i et marked, kan en markedsanalyse hjelpe med å forstå kundenes behov, konkurranse og trender som kan påvirke organisasjonens beredskap.
Disse teknikkene kan brukes individuelt eller i kombinasjon, avhengig av organisasjonens spesifikke behov og kontekst.
Kombinasjonen av flere metoder gir ofte en mer helhetlig forståelse av organisasjonens kontekst.
KONTEKST-TILPASSET BEREDSKAPSPLAN
Et effektivt beredskaps-planverk bør være tilpasset organisasjonens kontekst og inkludere flere elementer for å sikre en helhetlig og hensiktsmessig tilnærming til beredskap.
Her er nøkkelkomponentene som bør inngå:
Risikoanalyse og sårbarhetsvurdering:
- Identifikasjon og vurdering av interne og eksterne trusler og risikoer.
Analyse av organisasjonens sårbarheter i forhold til disse risikoene.
Mål og målsetninger:
- Klare og spesifikke mål for beredskapsplanen, for eksempel å minimere tap, sikre ansattes sikkerhet, eller begrense skadeomfanget.
Organisasjonsstruktur og ansvarsfordeling:
- Oversikt over beredskapsorganisasjonens struktur, inkludert roller og ansvar for nøkkelpersonell.
Angivelse av ansvarsfordeling og myndighetsforhold under en krise.
Kommunikasjons-plan:
- En plan for intern og ekstern kommunikasjon under en krise.
Klare retningslinjer for hvordan informasjon skal deles, hvem som er ansvarlig, og hvordan man kommuniserer med interessenter.
Evakuerings- og gjenopprettingsplaner:
- Prosedyrer for sikker evakuering av ansatte og besøkende.
Gjenopprettingsstrategier for å minimere nedetid og raskt gjenoppta normale operasjoner.
Opplæring og øvelser:
- Opplæring av ansatte på beredskaps-prosedyrer og deres roller.
Regelmessige øvelser for å teste beredskapsplanen og identifisere områder for forbedring.
Ressursallokering og materiellberedskap:
- Oversikt over tilgjengelige ressurser, både menneskelige og materielle.
Sikre tilstrekkelig tilgang til nødvendig utstyr, forsyninger og fasiliteter.
Teknologi og informasjonssystemer:
- Beskrivelse av hvordan organisasjonens teknologi og informasjonssystemer vil støtte beredskaps-aktiviteter.
- Backup- og gjenopprettings-planer for datasikkerhet.
Samhandling med eksterne interessenter:
- Samarbeidsavtaler med lokale myndigheter, nød-etater og andre relevante organisasjoner.
Klare kanaler for informasjons-deling og samarbeid med eksterne partnere.
Kontinuerlig forbedring og evaluering:
- Prosesser for å evaluere beredskapsplanens effektivitet.
Mekanismer for kontinuerlig forbedring basert på erfaringer fra øvelser og reelle hendelser.
Overvåking og varslingssystemer:
- Systemer for å overvåke trusler og varsle organisasjonen i tilfelle potensielle kriser.
Klare retningslinjer for hvordan ansatte skal motta varsler og handle i samsvar med dem.
Etikk og juridiske aspekter:
- Retningslinjer for etisk atferd under krisen.
Overholdelse av lover og reguleringer knyttet til beredskap og krisehåndtering.
Gjennom en helhetlig tilnærming som tar hensyn til organisasjonens spesifikke kontekst, vil beredskaps-planverket være mer effektivt og i stand til å håndtere ulike scenarier som kan påvirke organisasjonen.
